ثلاث نصائح لضمان نجاح الاجتماع
هناك ثلاثة مفاتيح رئيسية لضمان نجاح الاجتماع، تتلخص فيما يلي
تبدو النقطة الأولى واضحة للغاية و مفروغاً منها، إلا أن كثيراً من المدراء يهملونها! و هي ضرورة وجود هدف واضح لاجتماعك، و ليس عقد الاجتماع لمجرد حلول يوم الثلاثاء على سبيل المثال، أو لأنك لم تعقد اجتماعاً منذ شهر كامل. إذ أن المكالمات الهاتفية، و الرسائل الإلكترونية، قد تكون بديلاً قيماً للاجتماعات في مرحلة من المراحل
و تحديد الهدف للاجتماع لا يبدو أمراً كافياً إذا لم يعرف الموظفون به، و ذلك كي يتمكنوا من التحضير للاجتماع. و يجب أن تكون هناك أجندة منظمة، و قائمة بالمواضيع التي ستتم مناقشتها في الاجتماع، يتم توزيعها على كافة المشاركين، مع تخصيص وقت محدد لمناقشة كل موضوع على حدة
و أخيراً، يجب أن تحرص على وجود الأشخاص المناسبين في الاجتماع، فمثلاً حدد إذا كان وجود كافة موظفي قسم المبيعات ضرورياً في الاجتماع، أم يكفي وجود ممثل واحد عنهم ينقل مضمون الاجتماع إلى البقية. و احرص على إضافة كل موظف إلى الاجتماع الذي يحضره، و ليس مجرد وجوده كمظهر بلا أهمية حقيقية
تنظيم الوقت
مهما بلغت دقة تنظيم الأجندة التي تحضرها بشأن الاجتماع و ترسلها إلى كافة الموظفين، فلا بد أن يحصل تجاوز لحدود الوقت المخطط له. و يجب أن تحدد، حسب ما تقتضي الحالة، إذا كان تجاوز وقت الاجتماع المحدد مقبولاً، أو أن تقرر تأجيل النقاش إلى جلسة أخرى
و لدى ملاحظتك ابتعاد النقاش عن الموضوع الأساسي، فيمكنك بصفتك قائد الاجتماع، استخدام عبارات مثل “يبدو أننا ابتعدنا عن الموضوع قليلاً، فلنعد إلى النقاش الأساسي”، كما يمكنك اقتراح تأجيل النقاش إلى مرة أخرى لاحقة، أو تكليف مجموعة صغيرة من الموظفين بجمع المعلومات اللازمة لدى انتهاء الاجتماع
و هناك ضرورة كبيرة لوجود ساعة في قاعة الاجتماعات، و تكليف موظف بجمع الحاضرين في الوقت المحدد، و تأكده من سير النقاش في المسار المطلوب، و انتهاء الاجتماع في الوقت المحدد
و من أساليب تنظيم وقت الاجتماعات أيضاً، تحديد الفترات التي يجب أن يجتمع فيها موظفو القسم، و المدة التي يستغرقها كل اجتماع. و عادة ما يكون تقدير ساعة هو أفضل وقت للاجتماعات، أو ساعة و نصف كحد أقصى. و يمكن تقسيم هذه الاجتماعات على اجتماعات قصيرة يومية
و للاطلاع على عقد الاجتماعات – 1
