يعتبر إتمام صفقة البيع نصف المعركة، و أما نصفها الآخر فيتعلق بقدرتك على إعداد الفواتير بفعالية، و تجميع دفعات العملاء. إلا أنه و ضمن الضغوط المحصورة في بيئة العمل الصغيرة، فقد تتحول عملية إعداد التقارير إلى سلسلة من الأخطاء الكارثية، و يجب أخذ هذه الأخطاء بجدية بالغة، إذ أنها تؤدي إلى نتائج مدمرة في الشركة، من عدم تجميع الأرباح، و خدمة العملاء السيئة، و الفوضى العامة بين الموظفين، إلى ما ذلك من آثار سيئة. و بحسب الخبراء، فيمكن حصر الأخطاء الشائعة بإعداد الفواتير ضمن النقاط التالية

عدم توفر نسخ احتياطية من الفواتير، إذ أن خراب جهاز حاسوب واحد في هذه الحالة يؤدي إلى ضياع كافة سجلاتك، و يدمر قدرتك على محاسبة عملائك بدقة. لذا من الأفضل أن تحتفظ بنسخ من فواتير زبائنك و سجلاتهم على الخادم، و من الأفضل حتى تخزينها على المضيف

انحصار مسؤولية إعداد الفواتير بموظف واحد فقط، فبغياب هذا الشخص يتحول نظام الفواتير لديك إلى فوضى عارمة، لذا لا تحصر حق إعداد الفواتير بشخص واحد فقط

نسيان الفواتير، و هذا أمر غير مستحيل الحدوث، فلا يعقل أنك صاحب الشركة الوحيدة في العالم التي لم تمرّ عليها حادثة نسيان فاتورة ما، إذ أن الأخطاء تحدث. و لهذا، فإنك بحاجة إلى نظام لمعالجة الفواتير، لتذكير موظفيك بإرسال الفواتير، بحيث ينشئ إنذاراً لدى استحقاق موعد الدفعات

الالتباس في تحويل العملات، و ذلك في حالة تعامل شركتك مع عملاء من مختلف أنحاء العالم، حيث يؤدي هذا الالتباس إلى فوضى كبيرة جداً، لذا يجب أن يكون نظامك قادراً على تحضير أسعار صرف حديثة أولاً بأول

عدم تطابق الفواتير، إذ أن إرسال الفاتورة الخاطئة إلى الزبون الخطأ يعتبر موقفاً محرجاً، و قد يقود إلى ما أبعد ذلك، إذ قد يؤثر على ثقة الزبون بالشركة، و يؤثر على مصداقية الشركة. و يؤدي إعداد الفواتير بالطريقة الآلية إلى ضمان عدم حدوث مواقف مشابهة، و التأكد من وصول الفاتورة الصحيحة إلى الشخص الصحيح في الوقت المطلوب

الازدواجية في إصدار الفواتير، و هذا الأمر يحصل طوال الوقت، و إذا كنت محظوظاً، فسينظر زبونك إلى الأمر على أنه مجرد خطأ كتابي، و ليس محاولة من شركتك لكسب المزيد من المال منه. و يوفر نظام إصدار الفواتير الفعال آلية سهلة و دقيقة لمنع حصول إزدواجية الفواتير