يكره أغلب الموظفين عقد الاجتماعات، و يعتبرونها مضيعة للوقت، إلا أنها عنصر مهم جداً و جوهري بالنسبة لمدراء الشركات، و ذلك لتنظيم سير العمل في شركاتهم. لذلك عندما تعقد الاجتماعات الضرورية، فإنك بلا شك ترغب في حضور أكبر عدد ممكن إلى الاجتماع، و تركيز كل الحاضرين و إصغائهم إلى ما يقال. و تأتي منتجات التكنولوجيا الحديثة من الأجهزة اللوحية و الهواتف الذكية، لتسهل عملية تدوين الملاحظات الجانبية في الاجتماعات، إلا أنها سلاح ذو حدين، إذ يرجح أن تستخدم أيضاً كوسيلة لتشتيت مستخدميها و إلهائهم عن الاجتماع

و فيما يلي أبرز النصائح لضمان عقد اجتماعات ناجحة و فعالة، و خالية من التشتت

إذا كنت ستستخدم هاتفك الذكي أو كمبيوترك المحمول أثناء الاجتماع، فأعلن للجميع قبل بدء الاجتماع بأنك ستستخدمه لأخذ الملاحظات، و ذلك كي لا يظن الحاضرون بأنك تفعل شيئاً آخر

إذا كنت تستخدم هاتفك أو كمبيوترك، فلا تفتح الرسائل السريعة، أو تقرأ الرسائل الإلكترونية التي تصلك، إذ سيلاحظ الآخرون بسهولة أنك غير منتبه لمجريات الاجتماع

إذا رنّ هاتفك فلا تردّ على المكالمة إلا إذا كانت حالة طارئة، و في هذه الحالة فاخرج خارج غرفة الاجتماعات و أجرِ مكالمتك الهاتفية خارجاً

تجنب الأحاديث الجانبية خلال الاجتماعات، إذ أنها مشتتة تماماً لانتباه الحاضرين، و تفادى الحركة المعروفة بوضع يدك على فمك أثناء الحديث مع زميلك، إذ أنها حركة مسيئة تماماً في الاجتماعات

إياك أن تحضر لما ستقوله في الاجتماع أثناء الاجتماع نفسه! فذلك يدل على عدم احترامك للشخص الذي يعقد الاجتماع من جهة، و من جهة أخرى يشغلك عن متابعة ما يقوله الآخرون بسبب انشغالك بالتحضير لدورك الخاص

لا تقم بتكرار و إعادة ما قاله زميل آخر لك في الاجتماع بكلمات أخرى كي تظهر تفوقك، إذ أن هذا الأمر مضيعة للوقت، و سيدرك الجميع ما تحاول فعله

لا ترفع من حدة صوتك لمقاطعة زميل آخر، و إيصال فكرتك بقوة، فذلك التصرف عدا عن كونه وقحاً و غير مهذب، يعتبر دلالة أكيدة على ضعف ثقتك بالنقطة التي ستقولها، و التي تحتاج إلى رفع  صوتك لتأكيدها