في بعض الأحيان يسوء سلوك الموظف في الشركة، إلى حد يدفعك إلى كتابة رسالة تنبيه إلى هذا الموظف، توضح له فيها توقعاتك التي تنتظرها بشأن تعديل سلوكه، و تشدد على العواقب التي تنتج من استمراره في هذا الأداء. و عادة ما يملك صاحب الشركة مجموعة من الخيارات المتاحة لتهذيب سلوك الموظف، إلا أنه يترك مسألة رسالة التنبيه إلى النهاية، كونها لا تستخدم إلا لدى اشتداد المشاكل، و في الحالات المعقدة. و يفضل أن يبدأ التنبيه على صيغة شفهية، بشكل حوار جدي بين المدير و الموظف، سواء كان ذلك خلال فترة تقييم الموظف، أم في أي فرصة سانحة. و يتم كتابة رسالة التنبيه، في حال لم 
يكن التنبيه الشفهي كافياً، و ذلك للدلالة على جدية الأمر و حساسيته. و توضح النقاط التالية بالتفصيل عملية كتابة رسالة تنبيه إلى الموظف
هل يستدعي الموقف كتابة رسالة تنبيه؟
تختار كل شركة على حدة الأسلوب الملائم للتعامل مع سوء سلوك الموظف، حيث يبدأ الكثير من أصحاب الشركات تنبيه الموظف عبر إجراء حوار شفهي، و من ثم ينتقلون إلى وسيلة مكتوبة، و تكون آخر خطوة هي إقالة الموظف
و إذا كانت رسالة التنبيه موجهة على إهانة جدية قام بها الموظف مرة واحدة، و ليس مشكلة في سلوكه تفاقمت مع الوقت، فمن المنطقي تخطي الطريقة التقليدية من التنبيه الشفهي أولاً، و الانتقال مباشرة إلى الإنذار الخطي. إلا أنه و في الحالات الاعتيادية، يفضل إعطاء الموظف أراء الإدارة السلبية و الإيجابية على أدائه على مدار السنة، بحيث لا يأتي التنبيه كمفاجأة صادمة بالنسبة للموظف
و رسالة التنبيه المكتوبة هي دلالة واضحة على حصول سوء في التواصل بين الموظف و المدير، و قد تكون المشكلة من جهة الموظف بعدم فهمه لحجم الموقف و جدية حديثك معك، و في هذه الحالة تؤكد الرسالة المكتوبة على جدية الموقف، و تشير للموظف بأن هناك خللاً حقيقياً حاصلاً في أدائه أدى إلى بلوغ هذه المرحلة في التعامل من قبل الإدارة
المشاكل الشائعة
تختلف أنواع رسائل التنبيه المكتوبة، باختلاف دواعي و أسباب كتابتها، تبعاً لمشاكل الأداء لدى الموظفين. و هناك بعض المشاكل و الأسباب الشائعة على الأغلب بين الشركات الصغيرة، و أبرزها المشاكل المتعلقة بدوام و حضور الموظفين
و من المشاكل الأخرى الشائعة التي تستدعي كتابة رسالة تنبيه، طريقة تعامل الموظفين مع مدرائهم المباشرين، أو زيارة الموظفين لمواقع إلكترونية غير لائقة
و من الأسباب الشائعة التي لا تقل أهمية عمّا ذكر، المشاكل المتعلقة بأداء عمل الموظف، من ناحية كمية أو نوعية إنتاجه في العمل. و قد تؤثر رسائل التنبيه على ناحية الكمية في عمل الموظف، إذ تؤدي إلى زيادتها بمزيد من الضغط، إلا أنها نادراً ما تؤثر على النوعية، حيث أن الموظف لن يتمكن من إنتاج ما يفوق قدراته و مهاراته مهما كثر الضغط عليه. و إذا تأكدت بأن ما يؤدي إلى ضعف إنتاجية الموظف هو مهارة حقيقية يفتقد لها، فيمكنك توفير التدريب المناسب له في الشركة، أو حتى إرساله إلى معاهد خارج الشركة لتلقي التدريبات اللازمة، إذ أن كلفة هذا التدريب تبقى أقل بطبيعة الحال من كلفة إقالة موظف على الشركة
