هناك من يعتبر من المدراء بأن تعيين مديرة مكتب تساعدهم في تنظيم شؤون المكتب، و شؤون الموارد الإنسانية نوعاً من الرفاهية الزائدة عن اللزوم للشركات الصغيرة، حيث يتدبر المدير هذه الأمور بنفسه. إلا أنه و مع نمو الشركة بشكل 
متسارع، فلا بد من وجود مديرة مكتب تساعد المدير في تنظيم هذه الشؤون و ما شابهها
و أهم ما يجب أخذه بعين الاعتبار لدى تعيين مديرة مكتب هو سنوات الخبرة، إذ يجب أن تكون الموظفة قادرة على أداء الواجبات المكتبية، و ذات خبرة في التعامل مع الموظفين، و ذات قدرة على أداء أكثر من مهمة في وقت واحد. و يجب أن تراعي لدى كتابتك وصفاً وظيفياً لهذه الوظيفة إضافة عبارة “قادرة على أداء أي مهمات إضافية حسب الطلب”، كي لا تدعي لاحقاً بأن أي مهمات مستقبلية لم تكن مدرجة ضمن مهماتها
قبل أن تحدد الراتب الذي تريد تعيينه لمديرة المكتب، فيجب أن تقيس حجم المهارات المطلوبة لهذه الوظيفة، إضافة إلى كمية النقود التي أنت مستعد لدفعها، و أن تجد توازناً مناسباً. و من الاقتراحات المطروحة بالنسبة لأصحاب الشركات الصغيرة، تعيين مديرة مكتب بدوام جزئي، إذا كان حجم العمل لا يستدعي وجود موظفة بدوام كامل
و من الوسائل التي يستطيع المدراء اتباعها للبحث عن مديرة مكتب، البحث في الشبكات الاجتماعية، سواء على الإنترنت (مثل لينكد إن)، أو على أرض الواقع و طلب المرجعيات حول المرشحات المناسبات لهذه المهنة
و تتضمن المهمات المطلوبة من مديرة المكتب بالعادة إدخال البيانات، و استقبال ضيوف الشركة، و تدريب الطاقم الإداري، و بعض المهمات التقليدية في مجال إدارة شؤون الموظفين، مثل تنظيم النفقات، و إعداد جداول الرواتب، كما قد تتعدى مهمات مديرة المكتب في شركات أخرى ما سلف لتشمل أيضاً التحكم في ميزانية الشركة. و من أهم الصفات التي يجب أن تتحلى بها مديرة المكتب التصرف بلياقة و تهذيب، و الدقة و الترتيب الشديدين، و القدرة على ضبط الأعصاب في الأوقات الحرجة
من أهم الأسئلة التي يجب أن تطرحها على نفسك لدى مقابلة المرشحة لمنصب مديرة المكتب إذا كانت تستطيع أداء هذه المهمة بشكل محترف؟ و إذا كانت قادرة على الانسجام مع الجو العام للشركة؟
و خلال المقابلة لا تطرح عليها أسئلة من نوعية “هل تستطعين العمل تحت الضغط؟” إذ أن الإجابة ستكون حتماً بالإيجاب، إنما اسألها بالشكل التالي “لماذا تظنين بأنك أفضل من غيرك لأداء هذه الوظيفة؟”، “هل سبق لك أن تعاملت مع مدير متطلب و غير مريح و كيف تعاملتِ مع ذلك الوضع؟”
لذا ينصح مدراء الشركات بعدم التعجل في تعيين مديرة مكتب بلا خطة مدروسة، نظراً لحساسية و أهمية هذا المنصب في الشركة، و تأثيره على باقي الموظفين عموماً، و مراعاة ما ورد ذكره لدى إقبال المدير على هذه العملية
