تعتبر إدارة نفقات الشركة تحدياً صعباً لأغلب أصحاب الشركات الصغيرة المبتدئة، إلا أنه أمر في غاية الخطورة و الأهمية، إذ أن فقدانك السيطرة على نفقاتك يقود إلى عدم تسديد عملائك ما عليهم من تكاليف، و إلى دفعك أموالاً فائضة عن الحد، على أمور لا تحتاجها حقاً في المكتب

و يعتبر فصل نفقات الشركة الضرورية، عن غيرها الضرورية، أمراً ليس سهلاً، إنما بالإمكان فعله. و فيما يلي أهم الفئات التي يمكن حصر نفقات الشركات الصغيرة ضمنها

المصروفات النثرية

صندوق المصروفات النثرية هو أكثر حساب يمكن تجاوزه أكثر من اللازم في الشركات الصغيرة، و للتحكم بهذا الصندوق و إمساك زمام أموره، فعليك إرساء بعض القواعد الثابتة العامة. و في المجمل، فلا يجب أن يتجاوز صندوق المصروفات النثرية بالنسبة للشركات المبتدئة ما يساوي 100 دولار، و يجب أن يتحمل الموظفون مسؤولية الإيصالات المستلمة. كما لا يجب الإنفاق من هذا الصندوق على سلع تكلف أكثر من 25 دولار، و يجب إرشاد الموظفين إلى سياسة الإنفاق المتبعة في الشركة. و يجب إبقاء هذا الصندوق في عهدة موظف أمين و مخلص، يرسل تحديثات أولاً بأول إلى محاسب الشركة حول وضع الصندوق

بطاقات ائتمان الشركة

تبدو بطاقات الائتمان للوهلة الأولى مريحة و غير مزعجة البتة، لكنك إذا لم تبقَ متابعاً لمشترياتك التي تتم عبرها، فستصبح لاحقاً مصدراً أكيداً لإزعاجك لفترة طويلة من الزمن. لذا عليك بإقرار سياسة، تقتضي باستخدام بطاقات ائتمان الشركة للمشتريات الخاصة بالأعمال فقط، و عدم السماح بأي مشتريات شخصية عبر هذه البطاقات، حتى لو كان الموظف ينوي تسديد الرسوم الشخصية للشركة. كما يجب أن تكون هناك سياسة واضحة في الشركة، بشأن ضرورة وجود إيصالات مفصلة لكل عملية شراء تمت عبر هذه البطاقات. و في نهاية كل شهر، فاحرص على أن يتولى المحاسب تسوية النفقات مقابل كشف الحساب المزود من شركة بطاقة الائتمان

تسوية الحساب

لا يصح حصر تسوية الحساب على حساب بطاقات الائتمان، إذ يجب أن يتوفر لديك حساب منفصل خاص بتوفير تسوية شهرية للنفقات، إضافة إلى الشيكات المدمجة، مما يجعل من الصعب على أي موظف اختلاس أي مال من الشركة، و يمكنك استشارة المحاسب للحصول على أي تفاصيل بهذا الشأن

نفقات السفر

يجب أن تملك سياسة واضحة في شركتك، بشأن مدى الرفاهية المتاحة لموظفيك أثناء رحلات العمل، و ذلك لإدارة نفقات السفر، إضافة إلى توضيح الأمور المسموحة و المتاحة، و غيرها المرفوضة أثناء السفر. و حالها كحال أي نفقات أخرى في الشركة، فعلى الموظفين توفير إيصالات مفصلة حول كافة النفقات المتعلقة برحلة العمل. و من المفيد في هذا المجال، إعداد دليل توضيحي يشرح مقدماً المواضيع المتعلقة برحلة العمل، و ذلك كعلاوات الطعام، و السفر جواً (درجة اقتصادية أوة

أو درجة رجال الأعمال، و تكاليف الفندق، و المكالمات، و ما إلى ذلك من تكاليف أخرى