من الذي يكتب الرسالة؟
غالباً ما تتم كتابة الرسالة من قبل متخصص في إدارة شؤون الموظفين، و لا يشترط أن يكون الشخص الذي يكتبها هو نفسه الذي يرسلها، إذ عادة ما يتم إرسالها من قبل المدير المباشر للموظف. إلا أن عملية اتخاذ قرار كتابة الرسالة تتضمن عدة أشخاص في الشركة، إذ أن مدير الموظف المباشر قد يكون قريباً جداً من الوضع كي يصدر حكماً صحيحاً، إنما عندما يتناقش مجموعة من الأشخاص في مناصب 
إدارية في الشركة حول سلوك موظف بعينه، فإنهم يركزون أكثر على العوامل و المشاكل المتسببة في سوء أداء الموظف
و من الجيد أن تستشير محامياً بشأن رسالة التنبيه، و ذلك إذا كنت قادراً على تحمل تكاليفه، إلا أن بعض الخبراء يصرحون بعدم ضرورته. وبدلاً من ذلك، يفضل الأخذ بمشورة المحامي من البداية لدى صياغة سياسة الشركة التأديبية
ضرورة توثيق كل شيء
من المهم أن تحتفظ بملف توثق فيه كافة الاجتماعات و التنبيهات السابقة مع الموظف الذي تريد كتابة رسالة تنبيه إليه، و ذلك كي تستخدمه كوسيلة لتذكير الموظف بكافة النقاط التي قلتها له من قبل، و بمواعيد اجتماعاتكما السابقة، و ذلك لحمايتك من ناحية قانونية
و لدى حلول مرحلة تسليمك رسالة التنبيه إلى الموظف، فيفضل بأن تطلب منه التوقيع على مكان ما في الملف، و ذلك للتأكيد على استلامه الرسالة، و للتأكيد على أنه يفهم جيداً و يوافق على كافة الشروط المذكورة. و في هذه الحالة، قد يرفض بعض الموظفين التوقيع، و هنا يمكنك الإقدام على خطوة ذكية، و هي أن تطلب منه كتابة جملة تشير إلى رفضه التوقيع على الوثيقة، مما سيدفعه للتوقيع على الأغلب
محتويات رسالة التنبيه
هناك ثلاث نقاط أساسية يجب أن تتضمنها رسالة التنبيه: أولاً توضيح التصرف غير المقبول الذي قام به الموظف، و هو دافع كتابتك لهذه الرسالة، و من ثم أن توضح التصرف المتوقع منه لإصلاح و تعديل أدائه، و ثالثاً بيان عواقب استمراره بهذا التصرف و عدم إصلاحه له. و يجب أن تحرص على أن تكون واضحاً و دقيقاً في توجيه التنبيه، سواء كان ذلك شفهياً أم كتابياً
و تترواح نبرة رسالة التنبيه بناء على حدة التصرف الذي قام به الموظف، فإما أن تكتب رسالة رسمية تشجع فيها الموظف على تطوير أدائه، و إما أن تكتفي بتوضيح أسباب كتابة رسالة التنبيه
و للاطلاع على الجزء الأول من المقال
