يعتبر حضور المؤتمرات التجارية بالنسبة لأصحاب الشركات و موظفيها أمراً مهماً للغاية، إذ قد يكون المؤتمر عبارة عن جدول مقسم على عدة أيام، تستفيد أثناءها في بناء علاقات مهنية جديدة، و تستفيد من خبرات العاملين في نفس المجال، و معرفة الخطوات التي يمكنك اتباعها لتطوير أداء شركتك. إنما السؤال الذي يطرح نفسه في هذه الحالة هو: كيف تضمن استفادتك من حضور هذه المؤتمرات إلى أقصى حد ممكن دون أن يضيع الوقت في لقاءات غير مثمرة سواء كنت 
متحدثاً أم مشاركاً؟
التحضير قبل انعقاد المؤتمر
مع تطور وسائل التكنولوجيا الحديثة، لا سيما شبكات التواصل الاجتماعية، فلا يوجد أي عذر لحضورك المؤتمر دون أن تكون حاضراً له. حيث تستطيع استغلال أدوات البحث في شبكات التواصل الاجتماعية من فيسبوك و تويتر، للبحث عن أسماء المشاركين و المتحدثين في المؤتمر و التواصل معهم، و معرفة خلفياتهم و خبراتهم العملية، إضافة إلى أن معظم المؤتمرات تملك مواقعها الخاصة على هذه الشبكات، مما يمكنك من التواصل مع المشاركين الآخرين عبر هذه القنوات
و بعد أن اطلعت على قائمة أسماء المتحدثين و المشاركين في المؤتمر، ابدأ باختيار الأشخاص الذين تودّ التواصل معهم، و ذلك بناء على مشاركاتك السابقة في هذه النوعية من المؤتمرات، إذ يمكن أن تكون قائمة هؤلاء الأشخاص صغيرة و محدودة، أو متسعة و كبيرة. و يعتمد ذلك أيضاً على مدى خبرتك في الموضوع الذي تتم مناقشته، فإذا كانت خبرتك قوية في هذا المجال، فقد ترغب في التركيز على إنشاء بضع علاقات قوية و صلبة محددة، إنما إذا كنت مبتدئاً في هذا المجال، فقد ترغب في استغلال المؤتمر للتعرف على صلات جديدة، و بناء عدد أكبر من العلاقات العامة
و النقطة المهمة في هذا الشأن، هي أن تحرص على إجراء بحثك مسبقاً قبل حضور المؤتمر، و تحديد الشخص الذي تودّ لقاءه و ذلك قبل أن يتحدث في المؤتمر، إذ أن محاولة الحديث معه بعد إلقاء كلمته يعتبر ضرباً من العبثية، حيث ستجد نفسك محاطاً بمجموعة كبيرة من الأشخاص المشاركين في هذه الجلسة، و الذين يحاولون الحديث معه أيضاً
و هناك مهارة مهمة يجب أن تتذكرها لدى بنائك الصلات في المؤتمر، و هي أن تحرص على التواصل مع الأشخاص الذين لا يساعدونك وحدك فحسب، إنما يساعدون كل الأشخاص الموجودين في شبكتك أيضاً، و ذلك عبر سلسلة صلاتهم الممتدة
و بعد أن أنشأت قائمة صلاتك، يمكنك التواصل معهم عبر البريد الإلكتروني، لترتيب لقاء على الفطور أو الغداء، أو تناول القهوة، و ابدأ بفعل هذا الأمر قبل انعقاد المؤتمر ببضعة أسابيع، و من الوسائل الأخرى للتواصل معهم أيضاً إرسال طلب صداقة لهم على فيسبوك، أو عبر تويتر
و من ضمن التحضيرات التي عليك القيام بها قبل انعقاد المؤتمر، تحديد الجلسات التي تودّ حضورها، و ذلك عبر الاطلاع على موقع المؤتمر الإلكتروني، و قائمة المواضيع و المتحدثين، و تحديد استغلال وقتك بالشكل الأكثر فعالية، و الجلسات الأكثر أهمية بالنسبة لك
و آخر نقطة بالنسبة للتحضيرات قبل انعقاد المؤتمر تشمل إحضارك بطاقات أعمالك، و دفترك، و أقلامك، و تحضير ثيابك الرسمية، و نماذج من أعمالك، و أي شيء آخر قد تحتاجه لدى لقائك شريك عمل محتمل في المؤتمر
